Dicas para Aumentar sua Produtividade

Heurísticas são regras que pretendem ajudá-lo a resolver seus problemas. Quando um problema é grande ou complexo, e a solução óptima não é clara, aplicar a heurística permite que você comece a ter algum progresso em direção à solução, mesmo que você não consiga visualizar todo o caminho a partir do seu ponto de partida.

Imagine que seu objetivo é escalar até o topo de uma montanha, mas sem uma trilha que você possa seguir. Um exemplo de heurística seria: direcione-se diretamente ao topo da montanha até você chegar a um obstáculo que você não consegue superar. Sempre que você chegar a um obstáculo assim, circunde-o pela direita até que você consiga se direcionar ao topo novamente. Essa não é a heurística mais inteligente e compreensível, mas funciona bem na maioria dos casos e você, eventualmente, vai chegar ao topo da montanha.

Heurísticas não garantem que você vai encontrar uma solução óptima para o seu problema – na verdade, elas não garantem sequer que você vai encontrar uma solução. Mas elas fazem um bom trabalho sendo úteis ao resolverem certos tipos de problemas. Seu ponto forte é que elas conseguem eliminar a trava da insegurança e fazer você agir. Quando você começa a agir, você começa a explorar a área da solução, que aprofunda o seu entendimento do problema. Ao ganhar mais conhecimento com relação ao problema, você pode fazer correções de trajeto ao longo do caminho, aumentando gradualmente suas chances de encontrar uma solução. Se você tentar resolver um problema que você inicialmente não sabe como resolver, frequentemente você vai encontrar uma solução ao longo do caminho, uma solução em que você não tinha pensado até começar a agir. Isso é especialmente verdadeiro quando se trata de trabalhos criativos, como desenvolvimento de softwares. Frequentemente você sequer saberá o que está tentando criar até que você comece a criá-lo.

Heurísticas têm muitas áreas de aplicação prática e uma das minhas favoritas é a produtividade pessoal. Heurísticas de produtividade são regras comportamentais (algumas gerais, algumas específicas) que nos ajudam a fazer as coisas com mais eficiência. Aqui vão algumas das minhas favoritas.

1. Deixe que se exploda! A maneira mais eficiente de se ver livre de uma tarefa é deletá-la. Se ela não precisa ser feita, elimine-a da sua lista de afazeres.

2.Objetivos diários. Sem um foco claro, é muito fácil sucumbir a distrações. Defina metas todos os dias com antecedência. Decida o que você vai fazer, e então faça.

3. O pior primeiro. Para derrotar a procrastinação, aprenda a lidar com a tarefa mais desagradável que você tem a fazer logo de manhã cedo, ao invés de adiá-la até o fim do dia. Essa pequena vitória vai definir o tom para um dia bastante produtivo.

4. Horários de pico. Identifique os picos dos seus ciclos de produtividade e agende suas tarefas mais importantes para esses horários. Trabalhe em tarefas menores nos outros horários.

5. Períodos desconectados. Defina blocos de tempos ininterruptos para atividades individuais nas quais você precisa se concentrar. Agende tarefas mais leves e que podem ser interrompidas para seus períodos de comunicação em aberto e tarefas mais desafiadoras para seus períodos desconectados.

6. Pequenos alvos. Antes de começar uma atividade, defina o objetivo final dessa atividade antes de começar a realizá-la. Por exemplo, se você está escrevendo um livro, você pode decidir não parar de escrever até que você atinja mil palavras ou até que você escreva um número X de páginas. Atinja seu objetivo sob quaisquer circunstâncias.

7. Tempo reservado. Dê a si mesmo um tempo fixo, como 30 minutos, para se dedicar a uma tarefa. Não importa quão longe você vai chegar. Simplesmente dedique esse tempo.

8. Lotes. Agrupe tarefas semelhantes como telefonemas e recados em um único lote e resolva-as de uma única sessão.

9. Flor do dia. Levante cedo pela manhã, lá pelas 5h, e vá direto trabalhar na sua tarefa mais importante. Frequentemente, você consegue fazer mais até às 8h do que a maioria das pessoas faz em um dia inteiro.

10. Cone do silêncio. Pegue seu laptop e vá para um lugar sem acesso à internet e sem WiFi onde você possa simplesmente trabalhar sem distrações, como uma biblioteca, um parque, um café ou seu próprio quintal de casa. Deixe de lado suas ferramentas de comunicação.

11. Ritmo. Deliberadamente acelere o ritmo e tente trabalhar mais rapidamente que o normal. Fale mais rapidamente. Escreva mais rapidamente. Digite mais rapidamente. Leia mais rapidamente. Vá pra casa mais cedo.

12. Agenda. Agende com antecedência reuniões com outras pessoas. Isso aumenta o foco e a eficiência e também pode funcionar para telefonemas.

13. Pareto. O Princípio de Pareto é a regra 80/20, que diz que 80% do valor de uma tarefa provêm de 20% do seu esforço. Foque sua energia nesses 20% críticos e não sobrestime os 80% restantes.

14. A ponto de bala. Elimine a procrastinação agindo imediatamente após definir um objetivo, mesmo que a ação não seja perfeitamente planejada. Você sempre pode ajustar o trajeto ao longo do caminho.

15. Homem do minuto. Assim que você tiver as informações de que precisa para tomar uma decisão, acione um cronômetro e dê a si mesmo 60 segundos para tomar a decisão em questão. Leve todo o minuto para vacilar e ter dúvidas com relação a tudo que você quer, mas termine com uma escolha clara. Uma vez que sua decisão foi tomada, tome algum tipo de atitude para dar início a ela.

16. Prazo. Define um prazo para a finalização da tarefa e use-o como um ponto de foco para se manter nos trilhos.

17. Promessa. Conte aos outros de seus comprometimentos, uma vez que eles podem ajudá-lo a se manter na linha.

18. Leitura de preenchimento. Use a leitura para preencher aqueles momentos chatos como esperar uma consulta, esperar na fila, ou esperar seu café ficar pronto. Se você for homem, você pode até ler algum artigo enquanto se barbeia (preferencialmente com um barbeador elétrico). Isso seriam 365 artigos por ano.

19. Ressonância. Visualize seu objetivo como se ele já tivesse sido conquistado. Ponha-se em um estado de realmente se sentir lá. Torne-o real em sua mente e logo ele será parte de sua realidade.

20. Troféus brilhantes. Dê a si mesmo recompensas frequentes por suas conquistas. Veja um filme, agende uma massagem profissional ou passe o dia no parque de diversões.

21. Quadrantes. Separe as tarefas realmente importantes das meramente urgentes. Separe um tempo para trabalhar nas tarefas críticas do Quadrante 2, aquelas que são importantes mas raramente urgentes, como fazer exercícios físicos, escrever um livro ou arrumar um(a) namorado(a).

22. Plano-sequência. No final do seu dia de trabalho, defina qual será a primeira tarefa que você vai realizar no dia seguinte e defina os materiais de que você vai precisar com antecedência. No dia seguinte, comece trabalhando naquela tarefa imediatamente.

23. Em partes. Divida projetos complexos em tarefas menores e bem definidas.

24. Um de cada vez. Quando você iniciar uma tarefa, atenha-se a ela até que ela esteja 100% completa. Não troque de tarefa na metade. Quando distrações aparecerem, sufoque-as para lidar com elas depois.

25. Aleatório. Escolha uma tarefa aleatória de um projeto maior e complete-a. Pague uma conta aleatória. Faça um telefonema aleatório. Escreva a página 42 do seu livro.

26. 30 dias. Identifique um novo hábito que você gostaria de ter e comprometa-se a se ater a ele por apenas 30 dias. Um comprometimento temporário é muito mais fácil de manter do que um permanente.

27. Delegue. Convença alguém a fazer aquilo para você.

28. Polinização cruzada. Comece a praticar artes marciais, escreva um blog ou inscreva-se em um grupo de improvisação. Você frequentemente encontra ideias em uma área que podem ajudá-lo a melhorar sua performance em outra.

29. Intuição. Siga seus instintos. Eles provavelmente estão certos.

30. Otimização. Identifique os processos que você utiliza com frequência e escreva-os passo a passo. Ponha-os no papel para ser mais eficiente. Então, implemente-os e teste seus processos melhorados. Às vezes, não conseguimos ver o que está debaixo de nossos narizes até usarmos um microscópio.

31. Superdevagar. Dedique-se a trabalhar em um projeto particularmente difícil apenas uma vez por semana, por 15 a 30 minutos no máximo. Limpe uma gaveta pequena. Selecione 10 peças de roupa de que você não precisa mais. Escreva alguns parágrafos. Daí pare.

32. Diárias. Agende um determinado horário do dia para trabalhar em uma tarefa ou hábito específico. Uma hora por dia pode ajudá-lo a terminar um livro ou a ter um negócio lucrativo na internet um ano depois.

33. Adicionais. Adicione uma atividade que você quer tornar um hábito a um de seus hábitos usuais. Regue as plantas depois de almoçar. Envie mensagens de agradecimento logo após checar seus e-mails.

34. Plugins. Insira uma atividade no meio de outra. Leia durante o almoço. Ouças as notícias do dia enquanto dirige.

35. Gratidão. Quando alguém faz algo um favor para você, envie um cartão de agradecimento. Um cartão de verdade, não um cartão virtual. Isso é raro e memorável e a pessoa que você agradeceu vai se dispor a ajudá-lo mais vezes.

36. Treinamento. Treine suas habilidades em vários hábitos produtivos. Treine para digitar a uma velocidade de 60 palavras por minuto, ou até mesmo 90. Aprenda a ler com rapidez. Desenvolva suas habilidades de comunicação.

37. Softwares. Tire vantagem dos softwares que aumentam sua produtividade para melhorar sua eficiência.

38. Fora da casinha. Adentre a zona de pico de criatividade e veja seus resultados decolarem.

39. Negação. Simplesmente diga “não” àqueles que pedem o seu tempo sem necessidade.

40. Recapture. Use o tempo mal utilizado pelas outras pessoas para você. Visualize seus objetivos durante palestras chatas. Escreva sua lista de compras do mercado enquanto participa de uma reunião desnecessária.

41. Mente mestra. Conte seus problemas a alguém, de preferência a um grupo de pessoas. Peça por todos os conselhos, feedbacks e críticas construtivas que você consegue aguentar.

42. Vinte. Pegue um pedaço de papel, escreva os números de um a 20, e não pare até que você tenha listado 20 maneiras criativas de melhorar sua produtividade.

43. Desafio. Torne a tarefa mais difícil deliberadamente. Atividades desafiadoras fazem você se engajar mais do que atividades entediantes. Escreva um poema original. Crie uma apresentação de Power Point sem palavras.

44. Música. Experimente descobrir como a música pode melhorar sua criatividade. Tente músicas de batida rápida para checar e enviar e-mails; música clássica ou new age para trabalhar em projetos; e silêncio total para atividades criativas que exijam muita concentração.

45. Rapidinha. Estime quanto tempo você vai levar para completar uma tarefa. Daí acione um cronômetro e tente completá-la em metade do tempo.

46. Passe pra frente. Quando uma tarefa indesejada é delegada a você, redelegue-a a outra pessoa.

47. Devolução. Quando uma tarefa aparentemente inútil é passada para você, devolva-a à pessoa que a delegou a você e desafie-a a justificar sua necessidade operacional.

48. Caia fora. Largue clubes, projetos e assinaturas que consomem mais do seu tempo do que valem.

49. Triagem. Salve a vida de projetos importantes matando aqueles que vão morrer de qualquer maneira.

50. Procrastinação consciente. Adie tarefas não urgentes pelo tempo que você conseguir. Muitas delas acabaram desaparecendo e você sequer precisará fazê-las.

51. Sem TV. Desligue a TV, especialmente na hora do noticiário, e ganhe muitas horas úteis.

52. Cronômetro. Cronometre todas as suas tarefas durante um dia inteiro – ou, preferencialmente, durante uma semana. Só o fato de você cronometrar já ajuda a melhorar sua produtividade, além de fazer você aprender como usa o próprio tempo.

53. Coragem. Escolha um item que mais o assusta em sua lista de afazeres. Angarie toda a coragem que você conseguir, e resolva-o imediatamente.

54. Não conformismo. Faça coisas em horários não muito populares para evitar multidões. Faça compras pouco antes de as lojas fecharem ou logo depois que abrirem. Tire vantagem das lojas 24 horas.

55. Agorafobia. Faça compras online sempre que possível. Veja as melhores seleções, consulte avaliações dos consumidores e compre o que quiser em questão de minutos.

56. Lembretes. Adicione lembretes de aniversários e feriados ao seu calendário um mês ou dois meses antes de suas datas verdadeiras. Aproveite para comprar os presentes e não precisar fazê-lo de última hora.

57. Faça agora! Recite essa frase repetidamente até que você fique tão cansado dela a ponto de desmoronar e vá trabalhar.

58. Inspiração. Leia livros e artigos inspiradores, vá a seminários para continuar absorvendo novas ideias inspiradoras (bem como refrescar as antigas). As ideias que você sempre acha que “já sabe” podem motivá-lo repetidamente se você continuar sendo exposto a elas.

59. Rato de academia. Faça exercícios físicos diariamente. Melhore seu metabolismo, sua concentração e sua clareza mental com apenas 30 minutos por dia.

60. Caça-fantasmas. Elimine os fantasmas negativos da sua vida e associe-se apenas a pessoas positivas, felizes e bem sucedidas. Estados de espírito são contagiosos. Demonstre lealdade ao seu potencial, não às suas carências.


fonte: Steve Pavlina | http://www.stevepavlina.com